Emiterea facturilor cu semnatura electronica

In Monitorul oficial nr. 487 / 2009 a fost publicat Ordinul Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale nr. 488 / 2009 privind procedura de verificare si omologare a sistemelor informatice destinate operatiunilor de emitere a facturilor in forma electronica, precum si normele de performanta si securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica.

Potrivit acestui ordin operatorii economici care doresc sa emita facturi in forma electronica au obligatia sa foloseasca un sistem informatic omologat de Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale (MCSI). Pentru aceasta, operatorii economici vor inainta MCSI o cerere scrisa prin care va solicita inceperea procedurii de omologare a sistemului informatic.

Emitentul facturii in forma electronica care solicita omologarea sistemului informatic are obligatia sa transmita MCSI urmatoarele documente, redactate in limba romana:

a) cerere pentru inceperea procedurii de omologare a sistemului informatic;
b) raportul de audit. Conditiile care trebuie indeplinite de catre auditori, obiectivele auditului, continutul minimal al raportului de audit si setul minimal de teste care sunt aplicate sistemului informatic in cursul procesului de audit sunt prevazute in anexa nr. 2 la Ordinul MCSI nr. 488 / 2009;
c) descrierea functionala a sistemului informatic;
d) planul de securitate a sistemului informatic;
e) certificari privind securitatea sistemului informatic, acolo unde acestea exista;
f) declaratia pe propria raspundere a auditorului, prin care este exprimata independenta sa fata de emitentul facturii in forma electronica si producatorul sistemului informatic auditat;
g) daca este cazul, descrierea echipamentelor necesare realizarii procesului de conversie, in situatia in care emitentul de drept al facturii in forma electronica are un contract valabil incheiat in baza caruia beneficiaza de servicii de conversie a facturilor emise pe suport hartie in facturi in forma electronica;
h) dovada achitarii tarifului de omologare de 9.000 lei.

Aceste documente se transmit la sediul MCSI in limba romana in unul dintre urmatoarele moduri:

a) prin depunere, personal sau de catre reprezentantul legal al solicitantului, sub luare de numar de inregistrare de la registratura MCSI;
b) printr-un serviciu postal;
c) ca inscris in forma electronica, caruia i s-a incorporat, atasat sau i s-a asociat logic o semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat nesuspendat ori nerevocat la momentul respectiv si generata cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnaturii electronice.

Raportul de audit prevazut mai sus este realizat de catre un auditor independent fata de emitentul facturii in forma electronica si fata de producatorul sistemului informatic a carui omologare se solicita. Auditorul trebuie sa fie un tert, care nu are raporturi de munca cu persoana fizica sau juridica auditata, nu are interese financiare in legatura cu aceasta si nu a fost implicat in ultimii 3 ani in proiecte de consultanta care au ori au avut efect asupra sistemului auditat. Persoana fizica sau angajatul persoanei juridice care realizeaza auditul trebuie sa fie certificata/certificat ca auditor de sisteme informatice de catre un organism general recunoscut in domeniu (ISACA - Asociatia de Audit si Control al Sistemelor Informatice/Information Systems Audit and Control Association).

In urma verificarii conformitatii sistemului informatic cu cerintele stabilite in anexa nr. 2 alin. (2). la Ordinul MCSI nr. 488 / 2009, este emis ordinul de omologare in termen de 30 de zile de la data transmiterii documentatiei. Ordinul de omologare este valabil pe o perioada de un an, procedura de reinnoire fiind similara cu cea de emitere, iar pe intreaga perioada de valabilitate MCSI are dreptul de a efectua verificari ale sistemului informatic omologat. De retinut ca emitentul facturii in forma electronica este obligat sa notifice MCSI orice modificare a sistemului informatic care afecteaza documentatia prezentata. Daca MCSI considera ca modificarile aduse sistemului informatic afecteaza performantele acestuia, va solicita emitentului facturii in forma electronica declansarea procedurii de reinnoire a omologarii.

Acest ordin precizeaza ca emitentul facturii in forma electronica poate utiliza propria autoritate de marcare temporala, implementata in cadrul organizatiei sale, daca indeplineste urmatoarele conditii:

a) foloseste o baza de timp sincronizata cu furnizorul unic de baza de timp, desemnat in conformitate cu Legea nr. 451/2004 privind marca temporala;
b) indeplineste conditiile stabilite de Legea nr. 451/2004, cu exceptia celor referitoare exclusiv la furnizarea de servicii de marcare temporala pentru terti.

Potrivit acestui ordin, transmiterea sau arhivarea facturilor in forma electronica se pot externaliza in temeiul unui contract valabil incheiat cu un furnizor de servicii de facturare electronica, cu respectarea conditiilor prevazute la art. 13 din Legea nr. 260/2007.

MCSI poate retrage omologarea, in urmatoarele situatii:

a) in cazul in care, in urma verificarilor efectuate, constata neindeplinirea de catre emitentul facturii in forma electronica a obligatiei de notificare a modificarilor efectuate asupra sistemului informatic;
b) in cazul in care, in urma verificarilor efectuate, constata faptul ca sistemul informatic nu mai indeplineste normele de performanta si securitate.

Sistemul informatic utilizat de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica va trebui sa indeplineasca urmatoarele cerinte minime de securitate, referitoare la:

a) confidentialitatea si integritatea comunicatiilor;
b) confidentialitatea si integritatea datelor;
c) autenticitatea partilor;
d) protectia datelor cu caracter personal;
e) continuitatea serviciilor oferite clientilor;
f) impiedicarea, detectarea si monitorizarea accesului neautorizat in sistem;
g) restaurarea informatiilor gestionate de sistem in cazul unor calamitati naturale si evenimente imprevizibile;
h) gestionarea si administrarea sistemului informatic;
i) orice alte activitati sau masuri tehnice intreprinse pentru exploatarea in siguranta a sistemului.

Totodata, sistemul informatic utilizat de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica trebuie sa asigure respectarea cerintelor legale stabilite prin actele normative speciale pentru fiecare dintre cele 3 procese ale activitatii de inregistrare a operatiunilor comerciale prin mijloace electronice:

1. procesul de emitere a documentelor contabile electronice:

     a) procesul de generare a documentelor contabile electronice;
     b) procesul de generare a semnaturii electronice si a marcii temporale pentru documentele contabile electronice;
     c) procesul de conversie a documentelor contabile electronice - acolo unde este cazul;

2. procesul de transmitere a documentelor contabile electronice;
3. procesul de arhivare a documentelor contabile electronice.

Sursa: Expertizacontabila.ro, 22 iulie 2009

Concluzie utilizatori WinMENTOR:

Nu stim inca daca WinMENTOR va fi adaptat pentru a indeplini cerintele ce ii revin pentru ca beneficiarul WinMENTOR sa-si poata omologa sistemul pentru facturarea electronica. Intr-o prima etapa am dori insa sa masuram interesul beneficiarilor pentru aceasta oportunitate. In acest sens, va rugam studiati acest articol impreuna cu ordinul nr.488/2009 si acei beneficiari care considera ca procedura de omologare ce le va reveni ulterior adaptarii WinMENTOR la aceste cerinte, precum si cheltuielile aferente (9.000 RON/an omologare + cheltuieli auditor) nu le va ridica probleme insemnate, rugam sa ne formuleze un feed-back pe mail, la adresa winmentor@softconsulting.ro, ceva de genul "Da, sunt interesat de facturarea cu semnatura electronica".