Implementarea WME

1. Servicii de implementare standard

Urmatoarele pachete de servicii va sunt oferite ca fiind incluse in preturile de achizitie a sistemului WinMENTOR:

• contract de implementare cu asigurarea confidentialitatii informatiilor.
• asistenta telefonica Luni-Vineri orele 8:00 – 18:00 si Sambata orele 10:00 – 15:00.
• WinMENTOR Newsletter, buletin de stiri lunar GRATUIT prin e-mail tuturor beneficiarilor nostrii atat pe perioada implementarii cat si ulterior acesteia indiferent de varianta de colaborare ulterioara.
• Proiectul este creditat cu un numar de ore alocate implementarii si un numar de interventii suportate de Executant pe perioada de desfasurare a proiectului, conform tabelului:

(exemplu)

Repartizarea creditului de ore pe locul de desfasurare a activitatii si purtator este aproximativa, doar cu titlu informativ. Numarul de sedinte nu se confunda cu numarul de interventii, deoarece in anumite situatii cu ocazia unei deplasari se pot realiza 1-2 sedinte deodata (de exemplu managerul de proiect inca face analiza cu coordonatorul de proiect, in timp ce responsabilul de proiect tehnic cu responsabilul IT instaleaza Oracle…).

Durata de implementare oferita de executant este ferma si acoperitoare. In cazuri intemeiate si de comun acord aceasta de poate prelungi cu inca 1 luna de implementare. Perioada de implementare afisata in tabel este aleasa de beneficiar. Beneficiarului i se va crea un cod de acces in aplicatia de consultanta remote ‘NTR Support’ folosit de executant.

  Planul de implementare standard (sumar) al producatorului

2. Servicii suplimentare optionale

Serviciile de implementare incluse in achizitia sistemului WME pot fi suplimentate de beneficiar in cazuri intemeiate cu pachete de servicii dedicate.

A. Pachet ‘Servicii de analiza’

Recomandam aferent implementarilor complexe, pentru o analiza prealabila DETALIATA a modalitatilor de lucru a beneficiarului (in special in cazul in care lipseste caietul de sarcini).

B. Pachet ‘Servicii de scolarizare suplimentara’

Recomandam aferent implementarilor cu personal operator fara pregatire economica, fie in cazurile in care pachetul de implementare se dovedeste a fi insuficient.

C. Pachet ‘Servicii informatice’

Recomandam pentru punerea in functiune a dotarilor tehnice aferente (case de marcat, scannere, instalari calculatoare, PDA-uri, cablare retele, setari servere etc). In lipsa acestui serviciu asigurarea bunei functionari a aparatelor cade in sarcina beneficiarului.

3. Etapele implementarii

O implementare de succes depinde in acceasi masura de calitatea intriseca a sistemului cat si de modul in care acesta este parametrizat conform necesitatilor clientului. In vederea obtinerii rezultatelor pozitive este nevoie de parcurgerea urmatoarelor etape de implementare:

A. Pregatirea implementarii

Scopul fazei de planificare a proiectului este acela de a confirma cerintele proiectului în ceea ce priveste intinderea, planificarea temporala şi participantii. De asemenea, se convine asupra unui cadru de implementare si se definesc rolurile şi responsabilitatile consultanţilor Soft Consulting, respectiv personalului din partea clientului care participa la implementare. Aceasta etapa impune stabilirea de asteptari realiste, în scopul asigurarii succesului proiectului şi va constitui fundatia pentru activitatile urmatoare.

Aceasta faza cuprinde:

• Intocmirea si semnarea documentelor contractuale
  • o Contract de achizitie (sau comodat) ale sistemului ERP WinMENTOR Enterprise cu anexele aferente, incheiat cu Producator, SC TH Junior SRL Iasi.
  • o Contract de licentiere a tehnologiei Oracle (OLSA), incheiat cu Oracle Romania SA.
  • o Contract general de servicii cu anexa de implementare aferenta, incheiat cu Executant, SC Soft Consulting Solutions SRL Cluj-Napoca.
• Pregatirea hardware – evaluarea dotarilor tehnice si recomandarile de modernizare
• Desemnarea responsabililor proiectului si elaborarea Planului de Proiect

Managementul de Proiect reprezinta ingredientul vital al tuturor implementarilor de software reusite. Cercetarea în profunzime a necesitatilor utilizatorilor, a resurselor disponibile pentru proiect, precum şi a complicatiilor sau riscurilor care pot afecta proiectul furnizeaza o fundatie solida şi un reper fata de care poate fi evaluata desfasurarea proiectului.

Managerul de Proiect va desfasura activitati aditionale de planificare, va realiza verificari regulate ale desfăşurării proiectului şi va administra în mod proactiv orice problema aparuta pe parcursul desfăşurării proiectului. Acesta va realiza o evaluare detaliata a riscurilor de proiect, identificand potentialele probleme, evaluand impactul acestora şi implementand masuri de rezolvare a lor. Va fi elaborat un Plan de Proiect, care va reflecta distributia activitatilor necesare pentru indeplinirea obiectivelor de proiect ale clientului. In urma evaluarii disponibilitatii resurselor şi nivelelor de competenta, fiecare sarcina din planul de proiect va fi alocata angajatului potrivit, iar planurile de activitati rezultate vor circula între toti membrii echipei. Planul va fi mentinut pe tot parcursul proiectului pentru a reflecta performantele reale comparativ cu cele planificate si orice modificari agreate pentru realizarea corespunzatoare a proiectului.
Managerul de Proiect va realiza, impreuna cu toti membrii echipei de proiect, evaluari pentru a determina progresele realizate şi a rezolva problemele care intarzie indeplinirea anumitor sarcini. Odata discutata starea curenta a proiectului, Managerul de Proiect va actualiza Planul de Proiect şi va informa toti membrii relevanti ai echipei asupra starii proiectului şi va identifica directiile de actiune corespunzatoare pentru rezolvarea problemelor aparute pe parcursul implementarii. Pentru o buna organizare a implementarii se vor desemna:

Presupunand pentru exemplificare o perioada de implementare ce se va desfasura intre 1 aprilie si 30 iunie 2011, un grafic de implemantare poate prevede urmatoarele termene de desfasurare:

Etapa de pregatire consta in intocmirea impreuna cu clientul a planului de implementare. Planul de implementare se creaza prima data pe baza informatiilor initiale cunoscute de managerul de proiect, urmand ca pe parcursul analizei aceasta sa se modifice de cate ori este nevoie in functie de rezultatele acesteia. Project manager-ul desemnat de Soft Consulting va tine permanent legatura cu reprezentantii companiei, pentru desfasurarea optima a implementarii. Se identifica activitatile critice si ordinea acestora, calculul riscurilor asociate implementarii etc.

B. Analiza detaliata

Analiza consta in studierea in detaliu a fluxurilor clientului, configurarea parametrilor functionali, analizarea detaliata a customizarilor si identificarea proceselor. Finalul acestei etape este un “Raport de analiza”, ce va contine atat analiza de business cat si elemente de project management. Printre elementele constitutive ale raportului se afla:

• Analiza globala activitate si analiza fluxului de documente
• Fise de post
• Strategia de instalare si functionare tehnica
• Analiza modului de lucru in sistemul existent
• Analiza preluarii datelor initiale
• Analiza operatiilor specifice

Implementarea aplicatiei va incepe numai dupa ce “Raportul de analiza” va fi aprobat de client.

C. Instalarea tehnica a aplicatiei WinMENTOR Enterprise

Aceasta faza va implica instalarea aplicatiei ERP pe platforma hardware a clientului de catre consultantul tehnic al Soft Consulting. Consultantul tehnic va pregati mediul, asigurandu-se ca echipamentele hardware, sistemul de operare, reteaua şi baza de date sunt setate corect inaintea instalarii aplicatiei. Va fi apoi instalata aplicatia WinMENTOR Enterprise; bazele de date vor fi initiate şi vor fi realizate testari initiale pentru a verifica functionalitatea instalarii.
Implicarea Administratorului de Sistem IT al clientului este vitala în aceasta faza pentru asigurarea asistentei la accesarea sistemului şi la instalarea aplicatiei. De asemenea, in aceasta etapa se parametrizeaza aplicatia conform fisei de parametrii ce a fost completata in cadrul analizei detaliate.

D. Dezvoltari

In unele cazuri, din analiza preliminara sau detaliata a proceselor reiese necesitatea efectuarii unor noi dezvoltari in sistemul ERP in vederea satisfacerii nevoilor beneficiarului. Dezvoltarile putem caracteriza odata prin urgenta cu care vor trebui realizate:
• Vitale, fara de care nu se poate incepe faza de ‘Go live’ al proiectului
• Utile, procese necesare beneficiarului, dar dezvoltarea carora nu pericliteaza inceperea lucrului cu aplicatia

E. Parametrizarea si configurarea aplicatiei

Aceasta etapa se desfasoara pe parcursul intregii implementari, prin identificarea nevoilor de configurare a layout-urilor si a print-urilor aplicatiei.

F. Test-run si scolarizare

Scopul acestei faze este de a asigura training-ul utilizatorilor, prezentandu-le noul sistem, sfera de actiune şi functionalitatile acestuia şi modul cum intervine WinMENTOR Enterprise în activitatea lor. Test-run este o componenta a fazei de scolarizare, specifica implementarilor unde s-a efectuat o parametrizare mai speciala si/sau dezvoltari specifice beneficiarului proiectului.
Dupa prezentarea generala a aplicatiei si test-run consultantul de implementare creeaza, impreuna cu reprezentantul de proiect din partea clientului, grupele de training. Trainingul este modular, fiecarei grupe de training ii vor fi prezentate in detaliu functionalitatile aplicatiei conform activitatilor pe care acea grupa o desfasoara. La sfarsitul training-ului, dupa review, are loc testarea utilizatorilor, astfel incat momentul de „Go live” al aplicatiei sa aiba loc in conditii optime.
In cadrul perioadei de implementare se agreaza de comun acord un calendar pentru perioadele de training. Sedintele de training se organizeaza la sediul clientului sau prin acces de la distanta. Sesiunile de scolarizare se disting in 4 categorii:

• Scolarizare generala a operatiunilor activitatii de baza
• Scolarizare specializata a proceselor specifice
• Scolarizare generala a operatiunilor de specific contabil
• Instructaj tehnic pentru administrarea sistemului si a bazei de date.

G. Preluarea (migrarea, importul) datelor

Importul datelor are loc inainte de „Go live-ul” aplicatiei. Clientul completeaza fisierele in format excel predate de business analyst in timpul analizei. Acestea sunt verificate de consultantul tehnic care efectueaza importul datelor in aplicatia WinMENTOR Enterprise. Datele urmeaza a fi verificate si de catre client, care isi da acordul scris asupra corectitudinii datelor de pornire. In cazul in care se inlocuieste un alt sistem, transferul activitatii pe noua platforma de lucru se realizeaza prin preluarea soldurilor de inceput in noul sistem si inceperea activitatii de la o data stabilita.

H. ‘Go live’ si asistenta tehnica de functionare

In cele mai multe cazuri nu este necesara rularea paralela a sistemului. Testarea utilizatorilor da masura abilitatii lor de a face fata cerintelor şi procedurilor operationale. De asemenea, avand in vedere ca datele importate au fost verificate de catre client, care si-a dat acordul asupra corectitudinii acestora, atat consultanţii Soft Consulting cat şi personalul clientului au deja certitudinea in aceasta faza ca noul sistem porneste de la o baza de date stabila şi corecta.
Un consultant de implementare va ramane la dispozitia clientului, intre 1 si 3 zile in functie de necesitati si tipul de implementare ales, pentru a supraveghea desfasurararea optima a lucrului cu aplicatia.

I. Verificarea operatiunilor si inchiderea de luna

Dupa terminarea perioadei de „Go Live”, se trece la configurarea si training-ul pe modulul de contabilitate al aplicatiei. Implementarea WinMENTOR Enterprise se considera incheiata odata cu inchiderea cu succes a primei luni contabile in aplicatie.

J. Evaluarea Rezultatelor

Evaluarea proiectului de implementare a sistemului WinMENTOR Enterprise se face cu scopul de a identifica gradul de mulţumire al clienţilor. Evaluarea rezultatelor implementarii are loc in 2 pasi:
     1. Imediat dupa implementare pentru a identifica gradul de multumire al clientului privind procedurile de implementare folosite si profesionalismul angajatilor implicati in implementare
     2. La 6 luni dupa implementare pentru a identifica gradul de multumire al clientului privind utilizarea aplicatiei si evaluarea sistemului de suport al Soft Consulting.

(click pe diagrama GANT pentru a mari)

Etapele de implementare (in special etapele 1-6) nu se desfasoara linear in ordinea anterior descrisa. Sunt actiuni paralele, sunt procese (de exemplu Scolarizarea) care se intind peste alte etape.