Bine ai venit la centrul tau de consultanta si implementare software!
Cash Flow operational
Documentatia tiparibila
Rolul acestei aplicatii va fi – pornind de la inregistrarile introduse la zi in WinMENTOR - de a oferi utilizatorului o viziune de ansamblu asupra miscarilor financiare probabile din perioada imediat urmatoare. Desi la modul teoretic nu este imposibil generarea unui cash-flow pe tot anul, aceasta din rationamente practice se face de regula pe o perioada mult mai scurta, o perioada (de regula cateva saptamani sau 1-2 luni) despre care avem informatii mai amanuntite.
Important! Cash-flow operational face analize in viitor pe termene scurte! Scenariile de cash-flow operational se pot genera de catre beneficiari oricate (mai pesimiste, mai optimiste, zilnice sau saptamanale, 3 directori fac 3 scenarii...). Evaluarea cash-flow-ului se poate face in RON sau alta moneda, conversia facandu-se la cursurile valutare existente in nomenclatorul de cursuri valutare. Valorile in cash-flow se vehiculeaza cu TVA inclus, dar pentru a evita orice neintelegeri legate de acestea, ele vor trebui a fi afisate (acolo unde exista) si fara TVA.
Constante necesare:
2. Documente de intrare pentru analiza cash-flow
Fiecare document care intra in analiza cash-flow are urmatoarele informatii minime:
Componenta documentelor care influenteaza analizele cash-flow:
a. Sold de pornire analiza • Este suma disponibilului banesc rezultat din contabilitate (casa, banca), utilizatorul avand posibilitatea de a crea o unitate de trezorerie suplimentara ‘buzunar’.
b. Documente de incasare • Facturi iesire si Bo/CEC-uri pe data scadentei ASTEPTATE (alta decat termenul de plata originar de pe document). Atentie la situatiile de factoring!
De exemplu in cazul unei comenzi clienti unde s-a completat data livrarii (pe care presupunem data facturarii) si ‘zile C’, data aproximata se calculeaza ca suma acestora. La momentul facturarii comenzii, factura cu datele inscrise pe ea va inlocui comanda pe cash-flow. • Dobanda bancara aproximata (nerelevant).
c. Documente de plata • Facturi primite si Bo/CEC-uri, pe data scadentei
De exemplu: contractul cu Romtelecom inregistrez la ‘Contracte abonament’ in ‘Comercial’, ii dau valoarea lunara (aproximativa) de 1.000 RON. Astazi, cum nu a sosit inca factura de la ei, ma uit in cash-flow si vad ca peste 3 saptamani voi avea scadent o plata de 1.000 RON. Maine, dupa ce am operat factura sosita de la ei, aplicatia cash-flow va inlocui informatia de 1.000 RON cu valoarea concreta, 1.120 RON sa zicem.
• Comisionul bancar zilnic aproximat (nerelevant).
Documentele astfel extrase din ERP se pot grupa in momentul afisarii pe:
3. Operarea datelor
Voi face aici o descriere pas-de-pas cum doresc sa lucreze operatorii:
a. Faza 1: Pregatire date
Analiza cash-flow se face din data curenta a activitatii cu la soldul la zi a unitatilor de trezorerie pe o perioada determinata de utilizator (o saptamana, doua, o luna). Valoarea anumitor elemente vor fi calculate de sistem si corectate manual de utilizator (cuantum impozite, imprumuturi, alte cheltuieli previzionate fara legatura cu ERP-ul) si stocate in nomenclatoare speciale. In faza aceasta aceste informatii vor fi prelucrate (verificate, ajustate, introduse) de utilizator.
b. Faza 2: Extragere date
Sistemul va trebui sa extraga valoarea elementelor cash-flow din 2 surse: • din sistemul ERP document cu document
c. Faza 3: Reprogramarea incasarilor
Se face de catre utilizator. Sistemul va trebui sa permita reprogramarea valorii (in suma fixa sau procentual) si a momentului de plata/incasare pe una sau mai multe documente global.
De exemplu: Dl. Gigi ma suna telefonic de la firma Eurotrade ca datoria lor de 5 milioane pe urma facturii de acum 3 luni nu va putea plati in data scadentei si va avea o intarziere de 20 zile. Trebuie sa am o posibilitate sa introduc aceasta intarziere pe o macheta a cash-flow-ului, chiar si in cazul in care am negociat cu Nea Gigi urmatorul grafic de plati: accepta sa plateasca 30% acum si 70% peste 20 zile… Astfel, se confirma o scadenta asteptata (devine o data punctuala) sau se modifica aceasta (ba chiar se split-eaza), operatiune care trebui sa ramana cu o ‘bifa’ in baza de date. Aceasta inregistrare va schimba valorile inregistrate la ‘scadenta asteptata’ (ar fi util totusi un istoric), astfel ca la o noua generare a analizei cash-flow valorile noi vor fi preluate din ERP. Obligatoriu camp de observatii in care se noteaza: ‘Daniela a vorbit cu Gigi la telefon in data de ...’ sau ‘presimtire Bianca’
d. Faza 4: Calcule de probabilitate a incasarilor
Este o operatiune optionala din punct de vedere a utilizatorului si totusi obligatorie din moment ce avem incasari scadente pe perioada anterioara. Lui aici ii permitem sa faca niste scenarii dupa un rationament propriu, dupa niste criterii ca sa poata stabili probabilitatile de realizare a acestora. In primul rand beneficiarul va trebui sa excluda anumite elemente de la calculele probabilistice:
Se vor include in calculele probabilistice:
Exemplu: Clietii prelucrati de gestiunea ‘Depozit Constanta’ (sau: toti clientii din judetul Teleorman) sunt mai rai platnici, asteptam la incasari 40% din volumul normal.
In lista criteriilor trebuie avut in vedere ordinea in care se vor aplica calculele de probabilitate. In rest, treaba implementatorului sa conceapa SQL-uri. Incepand din aceasta faza facturile emise neincasate care trec prin calculele de probabilitate vor face abstractie de la documentul de baza, ele nu se vor mai evidentia nominal, ci doar intr-o suma globala pe o pozitie numita ‘facturi restante’.
e. Faza 5: Reprogramarea platilor
Rapoartele de baza a cash-flow-ului sunt urmatoarele: • Sa pot vizualiza in cifre si cu ajutorul graficelor acoperirea platilor cu incasarile previzionate
Pentru a indeplini aceste roluri, in aceasta faza va trebui (idem faza 3) sa se confirme sau sa reprogrameze scadentele (atat cele aferente perioadei analizate cat si cele aferente perioadei anterioare), de data asta fiind vorba de scadentele platilor ce urmeaza sa efectuam. Astfel, obtinem date punctuale pentru plata. Dupa reprogramarea platilor prin bifare si/sau mutarea scadentei, aplicatia va trebui sa permita listarea: • unui raport general de cash-flow de tip grafic
a. Previziuni pentru Cash-flow operational • In special in cazul en-detail-ului, dar chiar si in general, trebuie sa luam in calcul pe perioada analizata nu numai documentele gata inregistrate in sistem ci si o previziune a incasarilor si (eventual) a platilor care se vor naste in perioada analizata. Un exemplu foarte simplu este en-detail-ul, unde nu avem facturi de incasat, dar avem o medie valorica a vanzarilor zilnice pe care putem sa aproximam (sau sa lasam utilizatorul sa introduca) pe fiecare gestiune in parte.
b. Cash-flow avansat pe unitati de trezorerie • sa defalc cash-flow-ul pe unitatile mele de trezorerie (Banca Tiriac are cash-flow-ul lui, Transilvania altul, casa altul). Pentru aceasta in primul rand trebuie sa previzionez in care unitate am intrarile ca sa ma pot “juca” cu iesirile.
c. Cash-flow operational pe elemenete de analiza • Ideal ar fi realizarea unei legaturi intre facilitatile actuale oferite de modulul Expert si cele anterior descrise, astfel incat acest cash-flow sa se poate structura pe elemente de analiza si descriptori, creand astfel posibilitatea de a efectua o analiza pe termen scurt a datelor de tip cash-flow.
De exemplu: daca fac analiza cash-flow in data de 20 a lunii, desi am cheltuit doar 3000 RON pe combustibil in cursul lunii (si aceasta informatie intr-adevar nu are ce cauta in cash-flow operational), ea totusi va participa in cash-flow ca o propunere, deoarece am bugetat 4500 RON / luna si insemana ca pe urmatoarele 10 zile va mai tine cont de o plata suplimentara de 150 RON / zi.
Acesta aplicatie a carei descriere ati citit-o nu exista. Ea va exista doar daca il doriti.
Durata estimata a dezvoltarii: 3 luni Cost de dezvoltare aproximat: 4.000 EUR
D o a r i m p r e u n a p u t e m r e u s i !
Costurile de dezvoltare ale unei astfel de aplicatii probabil depaseste potentialul financiar al majoritatii firmelor doritoare ale solutiei. Pentru diminuarea semnificativa a efortului financiar unitar lansam acest sondaj de opinie care are drept scop masurarea feed-back-ului privind tema propusa. Descrie in detaliu felul in care ai dori sa functioneze o astfel de aplicatie, stabileste un buget pe care poti aloca pentru o astfel de solutie. Centralizam raspunsurile si daca interesul dumneavoastra este semnificativ, vom trece la fapte! Beneficiarii care se vor "abona" la aceasta aplicatie o vor obtine cu o reducere de 25-30% fata de pretul pe care il vom stabili pentru achizitiile ulterioare. Ajutati-ne cu un raspuns sa va putem ajuta cu aceasta aplicatie!
A p l i c a l a a c e a s t a p r o p u n e r e !
|
